Консолідований річний план закупівель: хто й коли складає

Для того щоб забезпечити належну консолідацію річного плану закупівель, слід чітко регламентувати процес планування — визначити порядок закупівель та/або порядок взаємодії між структурними підрозділами замовника.

Внутрішніми документами замовник, зокрема:

• призначає відповідальних осіб та/або структурні підрозділи замовника, що взаємодіють, щоб сформувати потреби у закупівлях;
• визначає строки та форму обміну інформацією;
• встановлює порядок інформування щодо її зміни.

Мінекономіки рекомендує замовникам функціональні обов’язки УО визначити самостійно в Положенні про уповноважену особу (далі — Положення про УО). Тож передбачте у цьому документі порядок дій УО залежно від обраної моделі формування потреби у закупівлях.

Як планувати потреби відокремлених підрозділів

За рішенням замовника його відокремлений підрозділ може проводити закупівлю самостійно для задоволення потреб такого підрозділу. У такому випадку предмет закупівлі замовник визначає окремо для відокремленого підрозділу. Інформацію про потребу в закупівлі, яку має здійснити відокремлений підрозділ, вносять до річного плану замовника.

Зважте, що це положення Особливостей не поширюється на внутрішні підрозділи (відділи, управління, департаменти тощо) в структурі замовника, які не є відокремленими згідно з вимогами чинного законодавства.

Поняття відокремлених підрозділів містять Цивільний (ЦК) та Господарський (ГК) кодекси України.

Філія — відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює всі або частину її функцій.
Представництво — відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює представництво і захист інтересів юридичної особи (ч. 1 і 2 ст. 95 ЦК).

Філії та представництва — не юридичні особи. Вони наділені майном юридичної особи, що їх створила, і діють на підставі затвердженого нею положення.

Керівників філій та представництв призначає юридична особа, вони діють на підставі виданої такою особою довіреності.

Відомості про філії та представництва юридичної особи включають до єдиного державного реєстру.

Отже, філії, представництва та інші відокремлені підрозділи юридичних осіб можуть проводити закупівлю товарів, робіт і послуг самостійно для задоволення власних потреб, якщо наявне рішення замовника — юридичної особи. У такому випадку предмет закупівлі замовник визначає окремо для відокремленого підрозділу, а спосіб закупівлі обирають залежно від вартісних меж предмета закупівлі, визначеного для відокремленого підрозділу.

Інформацію про потребу в закупівлі, яку має здійснити відокремлений підрозділ, вносять:

• до річного плану відокремленого підрозділу;
• до річного плану замовника.

Так вимагають статті 4, 11 Закону № 922 та пункт 15 Особливостей. Такої позиції дотримується й Мінекономіки (лист від 08.12.2022 № 3323-04/78667-06).

Тобто відокремлені підрозділи можуть формувати проєкт річного плану закупівель для власних потреб та надсилати його до замовника — юридичної особи. Цю інформацію вносять до річного плану замовника як окрему частину закупівель, навіть за наявності закупівель за одними й тими самими кодами закупівель.

УО замовника затверджує зведений річний план закупівель та оприлюднює в ЕСЗ. Окрім цього, в ЕСЗ вона вказує, хто проводитиме закупівлю. Технічно це реалізовано.

Надалі оприлюднити річний план закупівель має УО відокремленого підрозділу.

І УО замовника, і УО відокремленого підрозділу мають дотримувати строків оприлюднення річного плану закупівель.

Нагадаємо, що запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону № 922. А вона передбачає, що річний план та зміни до нього замовник оприлюднює в ЕСЗ протягом п’яти робочих днів з дня, коли затвердив річний план та зміни до нього.

Хто готує консолідований річний план закупівель

Замовник може доручити готувати консолідований річний план:

• певній УО;
• певному працівнику або структурному підрозділу.

Можливі три варіанти дій.

Варіант 1

За консолідацію потреби у закупівлях відповідатиме не УО, а інший працівник. У такому разі інформацію про це має містити Положення про УО. Наприклад, обумовте в ньому, що:

Варіант 2

За консолідацію закупівель відповідає певна УО. У такому разі визначте в Положенні про УО, як з такою УО взаємодіють щодо зведеного річного плану інші УО. Наприклад, обумовте, що:

Передбачте також, хто і як вноситиме зміни до річного плану закупівель, хто їх ініціює, коли інформацію про зміни отримують інші УО.

Варіант 3 

Одна УО затверджує річний план закупівель та вносить зміни до нього, а інші УО оголошують свої закупівлі з цього річного плану або вказують відповідне ID рядка річного плану закупівель.

У такому разі розробіть порядок, за яким отримуватимуть інформацію про заплановані закупівлі УО, які їх оголошуватимуть.

Погодьте технічну реалізацію цього процесу з електронним майданчиком, на якому відкритий електронний кабінет замовника. Адже, попри те що всі вони працюють за одним порядком, інструменти для роботи можуть бути різними.

Отже, саме керівник замовника має:

• розробити і затвердити чітку модель роботи УО для організації;
• окреслити зону відповідальності кожної УО;
• визначити функціональні обов’язки кожної УО.

Зону відповідальності конкретної УО слід чітко визначити в наказі про її призначення, Положенні про УО чи в трудовому договорі / контракті, укладеному з такою УО.

Чіткий порядок убезпечить УО й керівника замовника від персональних порушень, а закупівлі замовника відповідатимуть вимогам законодавця.

Чи потрібний консолідований план, якщо у замовника декілька УО

Зазвичай керівник замовника з огляду на обсяги закупівель та минулорічні потреби самостійно вирішує, скільки УО потрібно для закупівель. Головне, врахувати в рішенні, що право замовника призначити декілька УО обмежене головною умовою — кожна з них має відповідати за організацію та проведення конкретних процедур закупівель / спрощених закупівель.

Мінекономіки дотримує позиції: «замовник визначає достатню кількість уповноважених осіб з урахуванням потреби та обсягів закупівель конкретної організації» (лист від 10.04.2020 № 3304-04/24218-06).

Уповноважена особа відповідає за організацію та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі, може бути відповідальною за організацію та проведення закупівель, що здійснюються без використання ЕСЗ, та, зокрема, планує закупівлі й формує річний план закупівель в ЕСЗ (ст. 11 Закону № 922).

Тож планувати та відображати закупівлі в ЕСЗ можуть одночасно всі УО замовника, якщо кожна з них буде відповідальною за конкретні закупівлі. Проте замовник має завчасно консолідувати потреби у товарах, роботах та послугах, щоб не порушити вимоги про заборону ділити предмет закупівель з метою уникнення відкритих торгів.

Отже, обов’язковою передумовою для затвердження УО своїх річних планів є попередньо розроблений загальний для замовника проєкт річного плану закупівель, що охопить, зокрема:

• аналіз потреби;
• збір інформації від внутрішніх та відокремлених підрозділів організації замовника;
• консолідацію потреб;
• визначення предметів закупівель.

Такі дії слід реалізувати ще до того, як УО оприлюднять в ЕСЗ річний план закупівель 2024 року.

Нагадаємо, як визначити спосіб закупівлі залежно від вартісних меж (табл.).

Вартісні межі та способи закупівлі

Тож перед тим, як затверджувати річний план закупівель, кожна УО має упевнитися, що в цілому у замовника не відбувається неправомірного поділу предмета закупівлі.