Закуповуємо продукти харчування поетапно на прикладах

Закупівлі продуктів харчування завжди викликають запитання у замовників, а наприкінці та на початку року їх більшає. Проаналізуємо поетапно такі закупівлі, щоб розібратися в усіх деталях та забезпечити потребу організації в цьому важливому предметі закупівлі.

Визначаємо предмет закупівлі

Предмет закупівлі товарів замовник визначає згідно з пунктом 34 частини 1 статті 1 Закону № 922 та за показником четвертої цифри Єдиного закупівельного словника (ЄЗС). Так встановлює Порядок визначення предмета закупівлі, затверджений наказом Мінекономіки від 15.04.2020 № 708.

Товари — продукція, об’єкти будь-якого виду та призначення, у тому числі сировина, вироби, устаткування, технології, предмети у твердому, рідкому і газоподібному стані, а також послуги, пов’язані з постачанням таких товарів, якщо вартість таких послуг не перевищує вартості самих товарів (п. 34 ч. 1 ст. 1 Закону № 922).

В ЄЗС продукти харчування розміщені у розділах:

• 03000000-1 — Сільськогосподарська, фермерська продукція, продукція рибальства, лісівництва та супутня продукція;
• 15000000-8 — Продукти харчування, напої, тютюн та супутня продукція.

Але предмет закупівлі визначаємо за 4-ю цифрою ЄЗС, тобто за класом, наприклад:

• 03210000-6 — Зернові культури та картопля;
• 15320000-7 — Фруктові та овочеві соки.

Не забувайте зазначити в оголошеннях, оприлюднення яких передбачають Закон № 922 та Особливості, інформацію щодо назви номенклатурних позицій предмета закупівлі та коду ЄЗС, що найбільше відповідає назві номенклатурної позиції (Приклад 1).

Приклад 1. Зазначаємо предмет закупівлі НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Для картоплі коди ДК 021: 2015 У річному плані закупівель В оголошенні 03210000-6 — Зернові культури та картопля 03212100-1 — Картопля Для ананасового соку коди ДК 021: 2015 У річному плані закупівель В оголошенні 15320000-7 — Фруктові та овочеві соки 15321400-8 — Ананасовий сік Для оливкової олії коди ДК 021: 2015 У річному плані закупівель В оголошенні 15410000-5 — Сирі олії та тваринні і рослинні жири 15411110-6 — Оливкова олія

Розраховуємо очікувану вартість

Не існує єдиного універсального способу розрахунку очікуваної вартості для предметів закупівлі, який може застосовувати замовник. Продукти харчування також потрапляють під це правило.

Для закупівлі продуктів харчування використовуємо Примірну методику визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затверджену наказом Мінекономіки від 18.02.2020 № 275. Із запропонованих у ній методів розрахунку очікуваної вартості зупинимося на двох.

Метод 1. Порівняння ринкових цін

Рекомендуємо застосовувати саме цей метод. Він надає достовірну та актуальну інформацію про середню ринкову ціну на товар на момент дослідження.

Зверніться із запитами цінових пропозицій до трьох постачальників. Отриману від них інформацію використайте, щоб розрахувати середню ціну.

Можете також самостійно проаналізувати інформацію у відкритому доступі, як-от: укладені договори за результатами відкритих торів або запиту пропозицій постачальників, оприлюднені на вебпорталі Prozorro, Bi Prozorro, сайтах постачальників чи магазинів.

Метод 2. Розрахунок на підставі закупівельних цін попередніх закупівель

Цей метод замовники застосовують переважно тоді, коли конкуренція товарів на ринку обмежена.

Урахуйте під час розрахунку індекс інфляції з офіційного вебсайту Держстату або ж застосовуйте відсоток інфляції, врахований у Державному бюджеті України на 2024 рік.

Утім зважте, що через постійне коливання цін на ринку продовольчих товарів, пов’язане не тільки з воєнним станом, а й із сезонністю товарів, регіоном (країною) виробництва, результат, що отримаєте за цим методом, може не відображати реальної ситуації на ринку.

Вибираємо вид закупівлі

Вид закупівлі визначайте з розрахунку річної потреби в конкретному предметі закупівлі.

Дійте за настановою, якщо розрахована очікувана вартість предмета закупівлі на рік відповідає вартісній межі:

На ціноутворення на ринку овочів та фруктів, окрім попиту та пропозиції, впливають їх сезонність, наявність імпортної складової.

Найдешевші овочі та фрукти маємо саме в їх сезон плодоношення. В зимово-весняний період ціни сягають свого максимального рівня. Це пов’язано, зокрема, з необхідністю зберігати овочі та фрукти в охолоджених приміщеннях.

Тому, щоб заощадити бюджетні кошти, замовники можуть поділити предмет закупівлі на декілька закупівель, якщо не уникатимуть застосування відкритих торгів або електронного каталогу.

Якщо розрахована очікувана вартість предмета закупівлі на рік:

• до 100 тис. грн — можете протягом року укласти декілька прямих договорів або укласти декілька договорів за допомогою застосування запиту пропозицій постачальників (ЗПП).
• 100 тис. грн і більше — можете задовольнити свою річну потребу, якщо проведете декілька відкритих торгів або укладете декілька договорів за результатами ЗПП.

Приклад 2. Закуповуємо сезонні овочі та фрукти НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Річна потреба замовника в закупівлі овочів та фруктів за кодом ДК 021: 2015 — 03220000-9 «Овочі, фрукти та горіхи» становить 180 тис. грн. У літньо-осінній період товар можна закупити за дешевшою ціною, ніж взимку. Тому замовник вирішив розділити свою річну потребу на дві закупівлі: • зима й весна — 100 тис. грн; • літо й осінь — 80 тис. грн. За таких умов замовник для обох закупівель повинен застосувати відкриті торги. Правильним варіантом буде, якщо замовник застосує комбіновану схему — відкриті торги та ЗПП.

Ураховуємо стандарти НАССР (ХАССП)

НАССР (англ. Hazard Analysis and Critical Control Points) — система аналізу небезпечних факторів та контролю у критичних точках. Ця система ідентифікує, оцінює та контролює небезпечні фактори, які є визначальними для безпечності харчових продуктів.

Помилково вважати, що НАССР підтверджує якість продуктів харчування. Суть системи НАССР полягає у контролі за безпечністю харчових продуктів та виявленні потенційної небезпеки (біологічної, хімічної, фізичної). Тобто система дбає про безпеку харчової продукції та кормів на всіх етапах харчового ланцюга «від лану — до столу».

Упровадження НАССР в Україні регулюють закони України:

• «Про основні принципи та вимоги до безпечності харчових продуктів» від 23.12.1997 № 771/97-ВР (далі — Закон № 771/97);
• «Про державний контроль за дотриманням законодавства про харчові продукти, корми, побічні продукти тваринного походження, здоров’я та благополуччя тварин» від 18.05.2017 № 2042-VIII.

Частина 6 статті 21 Закону № 771/97 покладає на операторів ринку харчових продуктів (далі — оператор ринку) обов’язок розробляти, впроваджувати та використовувати постійно діючі процедури, що базуються на принципах системи аналізу небезпечних факторів та контролю у критичних точках.

Оператор ринку — суб’єкт господарювання, який провадить діяльність з метою або без мети отримання прибутку та в управлінні якого перебувають потужності, на яких відбувається первинне виробництво, виробництво, реалізація та/або обіг харчових продуктів та/або інших об’єктів санітарних заходів, і який відповідає за виконання вимог Закону № 771/97 та законодавства про безпечність та окремі показники якості харчових продуктів (п. 55 ч. 1 ст. 1 Закону № 771/97).

Дієвість системи НАССР перевіряють посадові особи територіальних органів Держпродспоживслужби. Результати аудиту фіксують в акті за формою, затвердженою наказом Мінагрополітики від 08.08.2019 № 446 (далі — Наказ № 446).

Якщо оператор ринку не виконає обов’язку впровадити на потужностях регулярні процедури, засновані на принципах системи НАССР, на нього очікуватиме штраф у розмірі:
• 30 мінімальних заробітних плат — для юридичних осіб;
• 15 мінімальних заробітних плат — для ФОПів.

Тож вимога замовника підтвердити проведення в учасника аудиту постійно діючих процедур, заснованих на принципах НАССР, має законодавче підґрунтя.

Сертифікація постійно діючих процедур, заснованих на принципах системи аналізу небезпечних факторів та контролю у критичних точках, не обов’язкова (ч. 7 ст. 21 Закону № 771/97).

Проте, якщо замовник встановлює вимогу підтвердити сертифікацію за ДСТУ ISO 22000 «Системи управління безпечністю харчових продуктів. Вимоги до будь-яких організацій харчового ланцюга», її не вважатимуть дискримінаційною та такою, що суперечить нормативно-правовим актам. Цей висновок підтверджує позиція органу оскарження, оприлюднена в більшості його рішень щодо закупівель, де таку вимогу оскаржували учасники.

Формуємо тендерну документацію

Замовники формують тендерну документацію (ТД) відповідно до вимог статті 22 Закону № 922 з урахуванням Особливостей.

Кваліфкритерії за статтею 16 Закону № 922

Під час закупівлі товарів замовник може не застосовувати до учасників процедури закупівлі кваліфікаційні критерії, визначені статтею 16 Закону № 922 (п. 48 Особливостей).

Проте від якості продуктів харчування напряму залежить здоров’я та життя людини. Тож рекомендуємо встановлювати хоча б один кваліфікаційний критерій на власний розсуд.

Що саме доцільно перевірити — проілюструємо в Таблиці.

Документи, що підтверджують якість продуктів харчування

Замовник може вимагати від учасників підтвердження того, що пропоновані ними товари, послуги чи роботи за своїми екологічними або іншими характеристиками відповідають вимогам, установленим у ТД.

Якщо замовник встановлює екологічні чи інші характеристики товару, то повинен в ТД зазначити, які маркування, протоколи випробувань, декларація або сертифікати можуть підтвердити відповідність предмета закупівлі таким характеристикам.

Сертифікація продуктів харчування в Україні не обов’язкова.

Тож не варто вимагати від учасників надати якийсь конкретний документ. Таку вимогу вважатимуть дискримінаційною. Передбачайте можливість надати альтернативні варіанти, як-от: декларація, сертифікат, свідоцтво, протокол випробувань або інший подібний документ, що підтверджує якість запропонованого товару.

Інші документи учасників

Під час закупівлі продуктів харчування можете вимагати в учасників надати:

• акт, складений за результатами проведення заходу державного контролю у формі аудиту постійно діючих процедур, заснованих на принципах НАССР, — за формою, затвердженою Наказом № 446;
• акт, складений за результатами проведення планового (позапланового) заходу державного контролю (інспектування) стосовно додержання операторами ринку вимог законодавства про харчові продукти та корми, здоров’я та благополуччя тварин — за формою, затвердженою наказом Мінагрополітики від 08.08.2019 № 447 (далі — Акт № 447); або
• акт, складений за результатами проведення планового (позапланового) заходу державного контролю (інспектування) стосовно дотримання операторами ринку вимог законодавства про харчові продукти, — за формою, затвердженою наказом Мінекономіки від 21.01.2022 № 143-22 (далі — Акт № 143-22).

Чому варто передбачати можливість надати Акт № 447 або Акт № 143-22?

Форма Акта № 447 втратила чинність. Замість неї набула чинності форма Акта № 143-22. Утім вимога щодо наявності в учасника лише Акта №143-22 буде дискримінаційною. Пояснимо чому.

На період воєнного стану в Україні припинили проведення планових та позапланових заходів державного нагляду (контролю) і державного ринкового нагляду (п. 1 Постанови № 303). Проте позапланові заходи державного нагляду (контролю) дозволені, якщо наявна загроза, що має негативний вплив на права, законні інтереси, життя та здоров’я людини, захист навколишнього природного середовища та забезпечення безпеки держави, а також для виконання міжнародних зобов’язань України протягом періоду воєнного стану на підставі рішень центральних органів виконавчої влади. Тож суб’єкти господарювання можуть звертатися до відповідного органу державного нагляду (контролю) задля здійснення заходу державного нагляду (контролю) з письмовою заявою. Прийняте центральним органом виконавчої влади рішення про проведення позапланових заходів державного нагляду (контролю) не суперечитиме Постанові № 303.

Під час закупівлі продуктів харчування можете скористатися Методичними рекомендаціями щодо методології особливостей здійснення закупівель у сфері організації харчування в закладах освіти, затвердженими наказом Мінекономіки від 30.10.2020 № 2208. Ці Методрекомендації містять поради, як:
• складати тендерну документацію, проєкт договору;
• визначати технічні та якісні характеристики предмета закупівлі;
• застосовувати санкції для недобросовісних учасників.

Технічні та якісні характеристики

У ТД замовник зазначає, зокрема, інформацію про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, зокрема відповідну технічну специфікацію  (п. 3 ч. 2 ст. 22 Закону № 922).

Технічна специфікація повинна містити опис усіх необхідних характеристик товарів, що закуповуєте, зокрема їх технічні, функціональні та якісні характеристики. Технічні специфікації не повинні містити посилання на конкретні марку чи виробника або на конкретний процес, що характеризує продукт певного суб’єкта господарювання, чи на торгові марки, патенти, типи або конкретне місце походження чи спосіб виробництва. У разі якщо таке посилання необхідне, воно повинно бути обґрунтованим та містити вираз «або еквівалент».

В описі технічних та якісних характеристик зазначайте:

• загальний опис товару — зовнішній вигляд, форму, розмір, забарвлення, консистенцію, сорт, смак, запах, склад. До прикладу — вміст жиру для молочних продуктів;
• вимоги пакування — їх визначає стаття 50 Закону № 771/97;
• вимоги до маркування — їх визначає Закон України «Про інформацію для споживачів щодо харчових продуктів» 06.12.2018 № 2639-VIII;
• термін придатності — наприклад, на дату поставки товару термін придатності повинен становити не менше 80—90% загального терміну придатності;
• умови про відповідність ДСТУ, ТУ.

Під час закупівлі можете скористатися зразками договорів на постачання товарів та надання послуг, які рекомендує використовувати Мінекономіки (лист «Щодо договорів про закупівлю у сфері організації харчування у закладах освіти» від 29.07.2021 № 3304-04/39136-06).

Нові норми щодо безпечності матеріалів і предметів, призначених для контакту з харчовими продуктами, встановлюватиме Закон України «Про матеріали і предмети, призначені для контакту з харчовими продуктами» від 03.11.2022 № 2718-IX. Ці норми набудуть чинності 19.11.2025.

Уникаємо порушень з практики колег

Одне з типових порушень — замовник не зазначає найбільш відповідний код номенклатурної позиції товару, чим не дотримується вимог пункту 14 Порядку № 1082 та пункту 24 Особливостей.

Трапляється, що замовники обтяжують ТД надмірними вимогами. Зокрема, вимагають від учасників велику кількість документів, навіть таких, які не мають прямого стосунку до закупівлі. А це зазвичай призводить до негативних наслідків.

Проаналізуємо дві закупівлі.

Приклад 3 Процедура закупівлі UA-2023-04-25-003525-a НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Замовник вимагає від учасника документ, виданий виробником / дилером / постачальником, що підтверджує якість миючих / дезінфікуючих засобів, які застосовують при обробці виробничих / складських приміщень та автомобілів учасника. Окрім цього, учасник мав надати договір з відповідним суб’єктом господарювання на вивезення твердих побутових відходів, які утворюються в процесі господарської діяльності учасника та план / схему розміщення контейнеру(-ів) для зберігання цих відходів. Мета таких вимог не зрозуміла. Адже учасник, якого замовник визначив переможцем, таких документів не надав. Це й виявили аудитори під час моніторингу процедури закупівлі. За результатами моніторингу аудитори встановили, що тендерна пропозиція переможця не відповідає вимогам, установленим у ТД, та підлягала відхиленню. З огляду на встановлене порушення законодавства у сфері публічних закупівель, замовника зобов’язали вжити заходів щодо усунення виявлених порушень, зокрема припинити зобов’язання за договором. Тож, щоб виконати приписи аудиторів, замовнику довелося розірвати укладений договір.

Приклад 4 Процедура закупівлі UA-2022-12-26-017417-a НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Замовник закуповував свинину тушковану. Під час закупівлі він вимагав від учасників надати копії діючих сертифікатів: 22000:2019 «Системи управління безпечністю харчових продуктів» та ISO 9001:2015 «Системи управління якістю» зі сферою акредитації щодо виробництва консервів м’ясних, які видані виробнику запропонованого товару та чинні протягом усього строку постачання товару. За умовами ТД строк постачання товару — до 31.12.2023, товар постачається окремими партіями протягом загального строку поставки (до 31.12.2023) за заявками замовника. Учасник в складі тендерної пропозиції надав, зокрема, копії: • сертифіката 22000:2019 «Системи управління безпечністю харчових продуктів», який дійсний до 07.10.2023; • сертифіката ISO 9001:2015 «Системи управління якістю», який дійсний до 12.11.2023. Проте замовник визначив учасника переможцем закупівлі. Аудитори під час моніторингу зафіксували, що учасник не дотримав вимог ТД щодо строку чинності сертифікатів. Тож у своєму висновку вони зобов’язали замовника усунути виявлене порушення — розірвати договір з цим учасником. Проте замовник з таким висновком аудиторів не погодився — в ЕСЗ він розмістив повідомлення про неможливість розірвати договір, оскільки обидві сторони виконали договірні зобов’язання у повному обсязі. Також замовник подав позов до окружного адміністративного суду (справа № 160/8336/23) про визнання протиправним та скасування висновку про результати моніторингу закупівлі. За результатами розгляду справи суд відмовив замовнику у задоволенні позовної заяви. Цікавими є висновки суду. Суд наголошує на тому, що аудитори не порушили часових рамок проведення моніторингу закупівлі, визначених Законом № 922. А встановлені обставини справи вказують на те, що на час проведення моніторингу та складання висновку аудитори не могли знати, що договір сторони виконали. Адже в ЕСЗ додаткову угоду від 03.04.2023 № 2 до договору про закупівлю від 16.01.2023 замовник оприлюднив лише 06.04.2023, тобто вже після складання та затвердження висновку аудиторами. На переконання суду, сам по собі факт виконання договору про закупівлю не може бути самостійною підставою скасувати висновок про результати моніторингу процедури закупівлі, якщо таку процедуру замовник провів з недотриманням вимог законодавства, а зафіксовані у висновку порушення дійсно мали місце та доведені зібраними у справі доказами. Аргументи замовника суд визнав неприйнятними також з тих міркувань, що у такому разі повністю нівелюється мета проведення моніторингу. Адже недобросовісний замовник / учасник завжди зможе уникнути відповідальності за укладення договору про закупівлю з порушенням вимог законодавства лише на тій підставі, що такий незаконний договір сторони вже виконали. Особливо це актуально для тих випадків, коли договір про закупівлю замовник укладає з учасником, який не відповідає кваліфікаційним критеріям. Тобто — з учасником, який в принципі вважається таким, що не може бути переможцем торгів, оскільки не відповідає вимогам, які ставляться до продавця товарів. Тож у підсумку суд зауважив, що строк дії поданих учасником сертифікатів закінчився раніше, ніж кінцевий строк поставки товарів, який визначив замовник. З огляду на це, замовник повинен був відхилити пропозицію учасника-переможця.

Скористайтеся прикладами порушень, що виявляють аудитори під час моніторингу закупівель, як застереженням від аналогічних дій.