Колегіальний орган для військових закупівель: як організувати роботу
Поради експерта допоможуть створити колегіальний орган для оборонних закупівель та унормувати його роботу. Адже якщо правильно підберете членів колегіального органу та розподілите між ними функціональні ролі, отримаєте істотні переваги в проведенні закупівель
Державні замовники часто запитують, коли призначити колегіальний орган, а коли — уповноважену особу? Проаналізуємо далі правові підстави та порекомендуємо, як діяти на практиці.
Створення колегіального органу
На період дії правового режиму воєнного стану державні замовники проводять оборонні закупівлі за Особливостями № 1275 (ст. 30 Закону № 808).
Можливість створювати колегіальний орган для організації та проведення закупівель закріплює пункт 7 Особливостей № 1275. Він передбачає, що відповідальною за організацію та проведення оборонних закупівель може бути:
- уповноважена особа (УО);
- інша особа державного замовника;
- колегіальний орган.
Колегіальний орган, який утворює державний замовник, має складатися не менше ніж із трьох осіб такого замовника.
Порядок організації діяльності колегіального органу визначає державний замовник.
Існує чотири способи, за якими державний замовник може проводити оборонні закупівлі.
 |
За оборонні закупівлі, передбачені Законом № 808 та Особливостями № 1275, може відповідати кілька осіб, наприклад, дві УО або УО і колегіальний орган. Проте вони мають проводити різні закупівлі.
Проілюструємо можливий розподіл закупівель на прикладах.
|
|
Осіб, відповідальних за оборонні закупівлі, призначає командир державного замовника.
Склад колегіального органу та функціональні ролі
До складу колегіального органу мають входити не менше трьох осіб.
Рішення про створення колегіального органу, його склад та положення, на підставі якого діятиме колегіальний, затверджує командир військової частини своїм наказом.
До складу колегіального органу доречно включити:
- начальника фінансово-економічної служби або головного бухгалтера. Він відповідає за фінансовий контроль, перевіряє наявність відповідних бюджетних видатків на закупівлі, аналізує пропозиції на предмет фінансової спроможності учасників;
- начальника юридичної служби. Він забезпечує дотримання вимог законодавства, перевіряє юридичну коректність документації, зокрема договорів, та надає юридичні висновки;
- начальника підрозділу із запобігання корупції. Він контролює дотримання етичних стандартів, запобігає конфліктам інтересів, перевіряє прозорість закупівель і забезпечує, щоб членство в органі не призводило до конфлікту інтересів замовника та учасників;
- представника основного підрозділу, що найбільше потребує закупівель, наприклад, начальника матеріально-технічного відділу. Він визначає потреби в закупівлях, аналізує ринок, готує технічні вимоги, обґрунтування та специфікації до закупівель, забезпечує укладення та контроль за виконанням договорів;
- відповідального спеціаліста із закупівель. Він безпосередньо організовує закупівельний процес, оприлюднює інформацію в ЕСЗ, готує та зберігає документацію із закупівель.
Обов’язково в колегіальному органі призначають:
- голову, який відповідає за організацію роботи та проводить засідання;
- секретаря, який складає протоколи та оприлюднює інформацію про ухвалені рішення в ЕСЗ.
За потреби отримати консультації чи додаткову інформацію, колегіальний орган може запросити на свої засідання зовнішніх експертів або інших працівників / службовців державного замовника.
Положення про колегіальний орган
Щоб робота колегіального органу була ефективною, потрібно затвердити положення про його діяльність. На що звернути увагу в пунктах такого положення, окреслимо в Таблиці 1.
Таблиця 1
Що обумовити в положенні про діяльність колегіального органу
| Обов’язкові пункти | Зміст |
| Мета та завдання колегіального органу | Зазначте, за які конкретні закупівлі відповідає орган, наприклад, за певні види чи способи закупівель. Пропишіть положення законодавства, яке регулює його діяльність. |
| Повноваження та обов’язки членів колегіального органу | Зазначте функції кожного члена, а також спільні права та обов’язки |
| Роль секретаря та голови | Визначте обов’язки: • секретаря щодо ведення протоколів та документального забезпечення; • голови щодо організації роботи колегіального органу |
| Процедура проведення засідань | Опишіть: • порядок організації та частоту засідань; • способи проведення засідань — очна та/або віддалена участь членів); • умови, за яких засідання буде повноважним |
| Порядок прийняття рішень | Обумовте, що рішення приймаються колегіально через голосування більшістю голосів. Якщо в колегіальному органі парна кількість членів, визначте, хто має право вирішального голосу |
| Протоколи та їх оформлення | Передбачте, що рішення колегіального органу оформлюються лише у вигляді протоколів, які підписують всі члени органу |
| Запрошення зовнішніх осіб | Передбачте можливість залучати на засідання експертів або інших фахівців для консультацій |
| Відповідальність членів колегіального органу та конфлікт інтересів | Визначте відповідальність за прийняті рішення, а також умови, за яких працівників/службовців державного замовника не можна призначати УО та/або вони не можуть брати участь у засіданнях |
Прийняття рішень колегіальним органом
Рішення в колегіальному органі ухвалюють через голосування, де кожен член має один голос.
Прийняті рішення фіксують у протоколі, де зазначають результати голосування, а також позицію кожного члена стосовно ухвалених рішень — «за», «проти», «утримався».
Протокол підписують усі присутні члени органу. Якщо хтось відмовляється це зробити, зазначають причини такої відмови.
Основні вимоги до того, як оформляти протоколи колегіального органу, див. у Шпаргалці «Сім головних правил для тих, хто складає протокол засідання колегіального органу».
Колегіальний орган складає протокол за результатами кожного свого засідання.
Протокол є офіційним документом, що фіксує питання, які розглянули на засіданні, результати голосування щодо кожного розглянутого питання, ухвалені рішення.
Відмінне між колегіальним органом і робочою групою
Для організації закупівельної діяльності замовника можна створювати робочу групу (ч. 12 ст. 11 Закону № 922). Часто її ототожнюють з колегіальним органом, про якого згадує пункт 7 Особливостей № 1275. Такий підхід неправильний — ці органи мають принципово різний статус та повноваження.
Колегіальний орган має ширші функції та відповідає за весь процес закупівель, а його рішення є обов’язковими.
Натомість робочу групу створюють лише для розгляду тендерних пропозицій або переговорів у межах переговорної процедури. Її висновки мають лише рекомендаційний характер.
Детальніше відмінності покажемо в Таблиці 2.
Таблиця 2
Чим відрізняються колегіальний орган та робоча група
| Критерій | Колегіальний орган, що передбачений пунктом 7 Особливостей № 1275 | Робоча група, що передбачена частиною 12 статті 11 Закону № 922 |
| Статус | Постійно діючий орган із правом ухвалювати обов’язкові рішення | Тимчасовий допоміжний орган із дорадчими функціями |
| Повноваження | Повний цикл закупівель — від планування до укладення договору | Аналіз пропозицій, участь у переговорах, рекомендації УО |
| Голова | Призначає командир із числа членів колегіального органу | Уповноважена особа |
| Рішення | Є обов’язковими до виконання | Мають дорадчий характер |
| Відповідальність за закупівлі | Члени колегіального органу несуть адміністративну, дисциплінарну та кримінальну відповідальність за прийняті ними рішення в процесі закупівель | Члени робочої групи не несуть відповідальності, оскільки не приймають рішення стосовно процесу закупівель |
| Обов’язковість створення | Рішення про створення ухвалює замовник. Надалі колегіальний орган працює постійно | Створюють за потребою |
В окремих випадках обидва органи під час закупівель державного замовника можуть взаємодіяти. Наприклад, так:
- колегіальний орган:
- відповідає за організацію закупівель;
- ухвалює основні рішення;
- робоча група:
- допомагає під час розгляду тендерних пропозицій;
- виконує аналітичну роботу.
Державний замовник, який створює колегіальний орган для організації своїх оборонних закупівель, отримує чотири переваги.
Колегіальний орган забезпечує колективну відповідальність за ухвалені рішення, що знижує ризики суб’єктивізму.
Члени колегіального органу мають чіткий розподіл обов’язків, що сприяє глибшому аналізу закупівельних питань.
Колегіальність рішень зменшує навантаження на одну особу, як це буває у випадку з УО.
Колегіальний орган може залучати експертів або інших посадових осіб для консультацій, що підвищує якість закупівель.
Формат проведення закупівель
Кого ж обрати військовому замовнику — колегіальний орган чи УО?
Колегіальний орган варто створювати, якщо:
- закупівлі складні або вимагають різнопрофільної експертизи (фінансової, юридичної, технічної);
- є достатня кількість фахівців для участі в органі;
- потрібен колективний підхід для мінімізації ризиків суб’єктивних рішень;
- необхідно розподілити обов’язки між кількома посадовими особами.
УО доцільно призначати, якщо:
- закупівлі прості або їхні обсяги невеликі;
- штат працівників / службовців обмежений, і немає можливості сформувати колегіальний орган;
- важливо забезпечити оперативність і відповідальність однієї особи за всі етапи закупівлі.
Обидва формати можуть співіснувати, якщо їх відповідальність розмежована, наприклад, за видами товарів, робіт і послуг чи способами закупівель.
