Чи всі договори оприлюднювати у машинозчитувальному форматі

Щоб контролювати використання бюджетних коштів, законодавець ввів спеціальні вимоги до Закону № 922. Зміни запровадив Закон № 3988*.

Законодавчі зміни впроваджували під гаслом прозорого будівництва. Більшість з них стосувалася договорів про закупівлю послуг з поточного ремонту, робіт з нового будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту об’єкта будівництва та договорів про закупівлю послуг з поточного ремонту з розробленням проєктної документації, робіт з будівництва об’єктів з розробленням проєктної документації (далі — договорів прозорого будівництва).

Які вимоги враховувати

З-поміж іншого, пунктами 10 та 11 частини 1 статті 10 Закону № 922 замовників зобов’язали забезпечити оприлюднення в ЕСЗ додаткової інформації. Тепер замовники мають оприлюднювати: 

• договір про закупівлю та всі додатки до нього, у т. ч. документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, у машинозчитувальному форматі (у разі оприлюднення договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 2 частини 1 статті 41 Закону № 922) — протягом трьох робочих днів з дня, коли договір уклали;
• повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та/або про ціни на матеріальні ресурси — протягом трьох робочих днів з дня, коли:
• внесли зміни до договору про закупівлю у випадках, передбачених частиною 5 статті 41 Закону № 922. До такого повідомлення додають зміни до договору про закупівлю, у т. ч. документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, у разі зміни цін на них, у машинозчитувальному форматі (у разі внесення змін до договорів, зазначених в абзацах 2, 3 частини 1 статті 41 Закону № 922);
• склали договірну ціну, уточнену відповідно до затвердженої проєктної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 3 частини 1 статті 41 Закону № 922. До такого повідомлення додають уточнену договірну ціну, у т. ч. документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, у машинозчитувальному форматі.

Певний час для замовників залишалося відкритим запитання — нововведення щодо оприлюднення договору про закупівлю з додатками в машинозчитувальному форматі стосується договорів прозорого будівництва чи всіх договорів про закупівлю. Для відповіді маємо позицію Північно-східного офісу Держаудитслужби.

Наразі Держаудитслужба активно моніторить, як замовники дотримуються вимог з оприлюднення договорів про закупівлю та документів про зміни в них у машинозчитувальному форматі. Аудитори вважають, що вимоги пунктів 10 та 11 частини 1 статті 10 Закону № 922 стосуються всіх договорів про закупівлю, а не лише договорів прозорого будівництва.

Які порушення фіксують

Для прикладу проілюструємо свіжий моніторинг процедури закупівлі UA-2025-01-16-014050-a.

Замовник закуповував послугу за ДК 021: 2015 — 90610000-6 Послуги з утримання доріг та громадських місць на території громади.

Підставою для моніторингу стали ознаки порушення законодавства у сфері публічних закупівель в інформації, оприлюдненій в ЕСЗ, які виявила Держаудитслужба. Тому оприлюднення інформації про закупівлю — одне із питань, яке було предметом аналізу.

Під час моніторингу аудитори перевірили, чи дотримав замовник вимог пунктів 10 і 11 частини 1 статті 10 Закону № 922. Вони зауважили: коли замовник розміщує в ЕСЗ договір про закупівлю, додатки до договору про закупівлю, зміни до договору про закупівлю, у т. ч. документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, у форматі PDF, він також розміщує ці документи в машинозчитувальному форматі.

За даними ЕСЗ, замовник оприлюднив договір та додаткову угоду у форматі PDF. Однак він не оприлюднив договору та додаткової угоди в машинозчитувальному форматі, а саме — не використав для оприлюднення такі формати, як: TXT, RTF, MD, ODT*, DOC(X), (X)HTML*.

Як наслідок, аудитори зробили висновок, що замовник не дотримав вимоги щодо оприлюднення договору та додаткової угоди в машинозчитувальному форматі.

За результатами моніторингу аудитори встановили порушення пунктів 10 та 11 частини 1 статті 10 Закону № 922. А відтак — зобов’язали замовника здійснити заходи, спрямовані на недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема притягнути до відповідальності осіб, які допустили порушення.

Як правильно розміщувати інформацію

Машиночитаний формат — формат даних, структурований так, що дає змогу ідентифікувати, перетворювати та отримувати конкретні дані, включаючи окремі факти та їх внутрішню структуру, без участі людини (абз. 5 п. 2 Положення № 835).

Щоб оприлюднити набори даних, слід використовувати формати:

• текстові дані — TXT, RTF, MD, ODT*, DOC(X), (X)HTML*;
• структуровані дані — RDF*, XML*, JSON*, CSV*, XLS(X), ODS*, YAML* (п. 9 Положення № 835).

Замовник розміщує в ЕСЗ у форматі PDF договір про закупівлю, додатки до договору про закупівлю, зміни до договору про закупівлю (п. 15 Порядку № 1082).

Сканований документ у форматі PDF не вважають машинозчитувальним форматом.

Тож замовник обов’язково розміщує в ЕСЗ договір про закупівлю, додатки до договору про закупівлю, зміни до договору про закупівлю (у т. ч. документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси):

• у форматі PDF;
• у машинозчитувальному форматі.

Резюмуємо

З огляду на цю позицію аудиторів, щоб виконати вимоги пунктів 10 та 11 частини 1 статті 10 Закону № 922, потрібно оприлюднювати будь-який договір про закупівлю, додатки та зміни до нього у форматі PDF та форматі, який дає змогу зчитувати інформацію з оприлюдненого документа за допомогою програмних засобів, зокрема, Word, Exel, Word, переведений в PDF.